Vastgoedbeheersysteem VBSonline

Voor administratief, financieel en juridisch vastgoedbeheer

VBSonline: software voor vastgoedbeheer

Vastgoedbeheersysteem VBSonline is ontwikkeld om vastgoedgegevens en documenten centraal te beheren en administratieve werkzaamheden te automatiseren.

Bij veel organisaties worden vastgoedgegevens en documenten decentraal bewaard waardoor inzicht in het presteren van de portefeuille ontbreekt. Het voeren van de administratie kan om deze reden meer tijd kosten dan gewenst en de basis ontbreekt voor het bepalen en uitvoeren van een strategie op de vastgoedportefeuille.

Vastgoedbeheersysteem VBSonline biedt de mogelijkheid om gegevens van objecten, relaties en overeenkomsten centraal te registreren en beheren in één webbased applicatie.

Een overzichtelijke dashboardpagina geeft tijdig notificaties van aanstaande actiedata. Vanuit de melding kan de actie in een handomdraai worden uitgevoerd. Zo blijft de administratie altijd bijgewerkt. Handelingen als factureren, indexeren, overeenkomsten maken en servicekosten afrekenen zijn grotendeels geautomatiseerd.

Daarnaast geeft VBSonline inzicht in inkomsten, uitgaven, rendement en kostprijsdekkendheid op object- en portefeuilleniveau.

De vastgoedadviseurs en juristen van de Metafoor groep hebben jarenlange ervaring in beheren en op orde brengen van vastgoedportefeuilles. VBSonline is ontwikkeld op basis van de ervaring van de deze adviseurs.

Metafoor Software biedt de mogelijkheid om, op tijdelijke of permanente basis, ondersteuning bij het beheer en gebruik van VBSonline te bieden. Ondersteuning is op locatie of vanaf ons kantoor in Dronten (backoffice) mogelijk.

Nieuwsgierig naar wat VBSonline nog meer te bieden heeft en wat de software voor jouw organisatie kan betekenen? Maak vrijblijvend een afspraak voor meer informatie of een demo.

Waarom Metafoor software?

Meer dan 25 jaar ervaring in maatschappelijk vastgoed en grondzaken

Achterban van circa 100 adviseurs die kunnen ondersteunen bij het gebruik

Wij gaan voor een langdurig partnerschap met onze klanten

Software ontwikkeld vanuit onze eigen expertise en gericht op de gebruiker

Voordelen van software voor jouw vastgoedbeheersysteem

Overzichtelijke rapportages

Intuïtieve en gebruiksvriendelijke software

Contract-, object- en relatiegegevens centraal geregistreerd

Automatische facturatie, indexatie en huurovereenkomsten

Vastgoeddata overal en altijd beschikbaar

Mogelijkheden om diverse koppelingen te maken, zoals: MJOP-, Financieel, Document Management en Zaaksystemen

Snelle support door middel van korte lijnen

Vastgoedobjecten beheren in onze software voor vastgoedbeheer VBSonline

Van de vastgoedobjecten die je beheert in vastgoedbeheersoftware VBSonline kunnen alle mogelijke kenmerken worden geregistreerd. De objecten worden in VBSonline getoond op een overzichtelijke kaart. Het is mogelijk om per vastgoedobject meerdere verhuurbare eenheden (VHE) te registreren.

Daarmee kan het bezit worden benaderd op objectniveau, bijvoorbeeld als het gaat om de exploitatie, of per VHE-niveau met het bijbehorende contract. Het is daarnaast mogelijk om in vastgoedbeheersoftware VBSonline de kadastrale gegevens bij de ingevoerde objecten te registreren. In ons vastgoedbeheersysteem kan per gebruiker een rechtenprofiel worden ingesteld. Zo kun je zelf bepalen wie welke vastgoedgegevens mag inzien en mag wijzigen.

Worden gegevens gemuteerd, dan legt vastgoedbeheersoftware VBSonline vast wie de wijziging heeft aangebracht én op welk tijdstip. Hetzelfde geldt voor gegevens die worden verwijderd. Er kan dus altijd, op elk gewenst moment, worden gereconstrueerd wat er is gebeurd.

Vastgoedcontracten beheren

Voor efficiënt en effectief contractenbeheer in een vastgoedbeheersysteem moeten naast de contractant- en objectgegevens, ook alle contractvoorwaarden worden geregistreerd. Hiervoor biedt onze software voor vastgoedbeheer VBSonline veel mogelijkheden waarbij administratieve, financiële en juridische aspecten centraal staan.

Nadat alles correct is ingevoerd signaleert VBSonline wanneer contracten aflopen, prijzen moeten worden geïndexeerd en er gefactureerd dient te worden. Hierover krijg je op dat moment in de vastgoedbeheersoftware meldingen.

Relaties beheren

Alle relevante gegevens van relaties worden opgeslagen in onze vastgoedbeheersoftware VBSonline. Relaties kunnen huurders zijn, maar bijvoorbeeld ook pachters of bruikleners. Een relatie kan zowel een persoon, stichting als instellingen zijn.

Voor gemeenten is het mogelijk om een koppeling te maken met de BRP. Hiermee zijn de actuele gegevens van natuurlijk en niet-natuurlijke personen altijd beschikbaar in onze vastgoedsoftware.

Managementrapportages opstellen

Nadat vastgoedgegevens in het systeem van VBSonline zijn ingevoerd, wordt jouw vastgoedbeheer direct overzichtelijker en gemakkelijker. Alle vastgoedinformatie is nu altijd voor jou beschikbaar en ook veilig opgeslagen in de centrale database van het vastgoedbeheersysteem. Onze vastgoedbeheersoftware attendeert je op de data die aanstaande zijn en acties die moeten worden uitgevoerd. Met één druk op de knop stelt je een rapportage op met de door jou gekozen managementinformatie.

Daarnaast wordt de rapportage voorzien van duidelijke grafieken die illustreren hoe de vastgoedportefeuille is opgebouwd en hoe je portefeuille er (financieel) voorstaat. Ook kunnen deze gegevens worden aangevuld met informatie uit de financiële- en onderhoudsadministratie om exploitatieoverzichten op te stellen met het rendement per vastgoedobject en van de totale portefeuille. Hierdoor wordt VBSonline het centrale dashboard waarmee je verantwoorde en strategische beslissingen kan nemen.

Standaardrapportages opstellen

In ons vastgoedbeheersysteem zijn verschillende standaardrapportages beschikbaar die de belangrijkste stuurcijfers weergeven. Je kunt zelf instellen wanneer de standaardrapportages automatisch per e-mail worden verzonden.

Zo ontvang je voor ieder periodiek overleg vanzelf de correcte vastgoedgegevens waardoor je altijd inzicht en overzicht heeft. Standaardrapportages van VBSonline zijn altijd voorzien van de door jou gekozen gegevens. Dit kunnen ook gegevens zijn binnen een specifiek tijdvak. De standaardrapportages hebben betrekking op leegstand, actiepunten en inkomstenoverzichten.

Portefeuilleoverzichten en vrije gegevensselectie in VBSonline

Vastgoedbeheersoftware VBSonline biedt een overzichtelijke portefeuille rapportage. Het portefeuilleoverzicht geeft onder andere inzicht in de inkomsten en uitgaven, de bezettingsgraad en de portefeuilleopbouw. De portefeuille opbouw wordt in duidelijke cirkeldiagramman en naar verschillende onderwerpen getoond. Bijvoorbeeld naar betaalcomponent, de geregistreerde staat van onderhoud en de object- en contractsoort.

Je kunt het portefeuilleoverzicht weergeven op niveau van deelportefeuilles of voor de gehele portefeuille die in vastgoedbeheersysteem VBSonline wordt beheerd.

Met de vrijegegevensselectie kun je jouw eigen selecties maken en bewaren. Deze functionaliteit biedt de mogelijkheid om een export te maken van ieder veld en iedere variabele uit het systeem. Wanneer je door het selecteren van de juiste selectie jouw eigen maand- of kwartaalrapport heeft samengesteld, kun je deze rapportage periodiek met actuele gegevens exporteren.

Verhuur sportaccommodaties en buurt- en wijkcentra (uurverhuur)

Beheert jouw organisatie objecten die per uur verhuurd worden, dan biedt de Uurverhuur Module mogelijkheid de reserveringen optimaal te registreren en administratief te verwerken.

De Uurverhuur Module van VBSonline maakt het mogelijk om de vaste en incidentele verhuur van (sport)accommodaties te integreren is het vastgoedbeheersysteem. Een separaat reserveringssystemen is daardoor niet meer nodig. Een aparte factuurstroom is verledentijd omdat de facturatie in vastgoedbeheersysteem VBSonline plaatsvindt.

De Uurverhuur Module van VBSonline biedt u:

Een kalender die reserveringen en beschikbaarheid op object- en portefeuilleniveau toont.
De mogelijkheid om reserveringen te maken via de kalenderfunctie.
De mogelijkheid voor tariefdifferentiatie per dag, uur of klant.
Rapportages per accommodatie, huurder en tariefsoort.

De Uurverhuur Module is een add-on op de standaard VBSonline licentie.

Koppelingen met Vastgoedbeheersysteem VBSonline

Vastgoedbeheersysteem VBSonline heeft diverse standaard koppelingen. Daarnaast biedt de software de mogelijkheid om te koppelen met aanpalende systemen die binnen de IT-omgeving van jouw organisatie gebruikt worden.

Standaard koppelingen:

CBS (CPI-indexcijfers)
RVO (energielabels)
Google Street View
Ruimtelijke plannen (bestemmingsplannen)
MJOP-Systeem O-Prognose (uitwisseling objecten en geprognotiseerde onderhoudskosten)
BAG/Kadaster (object informatie)