De directie van de afdeling Vastgoed van de gemeente Amsterdam beheert een omvangrijke en complexe vastgoedportefeuille. Hoewel de werkprocessen goed waren vastgelegd, ontstond de behoefte om het beheer verder te optimaliseren en de processen onder te brengen in een systeem waarin het hele team op een eenduidige manier kan werken. In 2023 werd daarom een projectgroep samengesteld om de wensen van de gemeente in kaart te brengen en deze te vertalen naar een plan van eisen voor de selectie van een nieuw vastgoedbeheersysteem.

Een belangrijke aanleiding voor de aanbesteding was dat de vastgoedadministratie voorheen werd gevoerd in het financieel systeem van de gemeente, dat binnenkort uitgefaseerd wordt. Dit maakte de overstap naar een nieuw systeem voor het beheren van de vastgoedportefeuille noodzakelijk. Daarnaast werden mutaties in de vastgoedadministratie eerder doorgevoerd met wijzigingsformulieren. Er bestond een sterke wens om wijzigingen binnen één applicatie middels een vierogenprincipe te borgen. Daarom is een mutatie workflow toegevoegd aan het nieuwe systeem.

Een belangrijk onderdeel van de eisen was de integratie van een workflow voor het opstellen en digitaal ondertekenen van (huur)overeenkomsten. Hierbij was het essentieel dat alle betrokkenen eenvoudig konden aanhaken en dat het vierogenprincipe gewaarborgd werd. Na een marktconsultatie en aanbestedingstraject kwam Metafoor Software B.V. als beste naar voren met hun oplossing VBSonline, een vastgoedbeheersysteem dat uitstekend aansloot bij de behoeften van de gemeente.

Intensieve samenwerking tussen gemeente en Metafoor Software

Tijdens het implementatietraject werkten de projectgroep van de gemeente Amsterdam en Metafoor Software B.V. intensief samen. Dit resulteerde in een uniform systeem dat het vastgoedbeheer van de gemeente naar een hoger niveau tilt. De keuze voor VBSonline was gebaseerd op de uitstekende aansluiting op de behoeften van de gemeente. Het systeem biedt een toekomstbestendige oplossing voor vastgoedbeheer.

Gedurende de implementatiefase werd veel aandacht besteed aan zorgvuldige planning en samenwerking, waarbij een goede afstemming tussen het team van de gemeente en Metafoor ervoor zorgde dat de overgang naar het nieuwe systeem soepel verliep. Metafoor speelde een cruciale rol in de ontwikkeling van de maatwerkoplossing. “Ons doel was om een systeem te leveren dat niet alleen voldeed aan de eisen, maar ook bijdroeg aan efficiëntere processen en beter inzicht in het vastgoedbeheer,” zegt Jurjen van Bunningen, die de aanbesteding en implementatie namens Metafoor leidde.

Integratie met het financiële systeem

Hoewel de implementatie van het nieuwe financiële systeem door de gemeente is uitgesteld, wordt er momenteel hard gewerkt aan het realiseren van een volautomatische koppeling waarmee de uitwisseling met het financiële systeem real-time zal plaatsvinden. Dit zorgt voor een naadloze integratie tussen het vastgoedbeheer en de financiële administratie van de gemeente. 

Productowners verbinden gemeente en leverancier

Aan de kant van de gemeente fungeerden de productowners als schakel tussen het projectteam en Metafoor Software B.V. Hun betrokkenheid gedurende het proces was cruciaal. De productowners zorgden ervoor dat de wensen van de collega’s en het eindresultaat nauw op elkaar aansloten. Door actief mee te denken en snel te schakelen zijn de functionaliteiten ontwikkeld die specifiek aansluiten op de behoeften van de vastgoedafdeling.

De ontwikkeling van de maatwerkoplossing binnen VBSonline werd door Metafoor Software B.V. begeleid door Harmen van der Meijden, die een sleutelrol speelde in de afstemming met de projectgroep van de gemeente. “Het was een uitdaging om alle specifieke wensen binnen een gestandaardiseerd systeem te integreren, maar dankzij de intensieve samenwerking hebben we een solide oplossing kunnen neerzetten,” aldus Van der Meijden.

Vastgoedbeheer toekomstbestendig gemaakt

De implementatiefase is naar tevredenheid van de directie Vastgoed van de gemeente Amsterdam en Metafoor Software afgerond. Met het oog op de toekomst zal er intensief samengewerkt blijven worden om nog meer processen te automatiseren en het inzicht en overzicht verder te verbeteren.

Tijdens de voorbereidingen voor de aanbesteding werd er een solide basis gelegd voor verdere professionalisering van het vastgoedbeheer door het uniformeren van de processen, zodat het systeem breed toepasbaar zou zijn binnen de vastgoedafdeling. Inmiddels maakt de directie Vastgoed van de gemeente Amsterdam volop gebruik van VBSonline. De meerwaarde van het systeem wordt dagelijks ervaren, zowel in de uniforme werkwijze als in de borging van de processen. Het nieuwe systeem heeft de gemeente een krachtige tool gegeven om haar vastgoedbeheer verder te professionaliseren en klaar te maken voor de toekomst.

Interesse in de optimalisatie van vastgoedbeheer?

Heeft dit artikel jouw interesse gewekt en heeft het je geïnspireerd om aan de slag te gaan met het optimaliseren van het vastgoedbeheer binnen jouw eigen organisatie? Neem dan vrijblijvend contact op met Peter Sijpkes, account- en customer succesmanager VBSonline bij Metafoor Software.