Bestuursdienst Ommen-Hardenberg is één van de meest trouwe gebruikers van ons vastgoedbeheersysteem VBS. Het systeem is in 2009 voor het eerst in gebruik genomen, destijds nog bij de gemeente Hardenberg. Sindsdien zijn er veel verbeteringen doorgevoerd in het systeem en is het vastgoedbeheer binnen de bestuursdienst geprofessionaliseerd. Momenteel is één van onze adviseurs, Amarins van der Wier, twee dagen per week werkzaam bij de bestuursdienst. Wij interviewden Edwin de Wit, Bianca van de Velde en Amarins. Samen zijn zij ‘het kloppend hart van VBS’ binnen de bestuursdienst.

Inventariseren & analyseren gemeentelijk eigendommen

In 2009 is het vastgoedbeheersysteem gevuld vanuit ons kantoor in (voorheen) Lelystad. Vervolgens is Bianca met de hulp van Metafoor verder gegaan met het op orde krijgen van het vastgoed in het systeem. De gemeente Hardenberg is gestart met het inventariseren en analyseren van de gemeentelijk eigendommen. Wat heeft de gemeente in haar portefeuille? Wat doet zij met haar eigendommen? Doet zij dit op de goede manier?

Optimalisatie gemeentelijk vastgoedbeheer

Bianca is verantwoordelijk voor de invoer van contracten, huurovereenkomsten, pachtovereenkomsten en recht van opstal. Daarnaast draait zij iedere maand de facturatie.

Amarins is begonnen met de invoer van nieuwe snippergroencontracten. Momenteel houdt zij zich samen met Bianca bezig met het beheer van nieuwe en lopende contracten. De werkzaamheden van Amarins bestaan uit indexeringen, opstellen en invoeren van overeenkomsten (snippergroencontracten, huurovereenkomsten, ingebruikgevingsovereenkomsten) en het beëindigen van overeenkomsten. Daarnaast zorgt zij ervoor dat de betalingen vanuit VBS voorspoedig verlopen en loopt zij de actielijst in het vastgoedbeheersysteem geregeld na. In deze lijst komen actiepunten naar voren, bijvoorbeeld wanneer een contract verlengd of beëindigd dient te worden. Ook verwerkt Amarins de verhuizingen in het VBS en regelt zij het proces rondom volkstuinen (opzeggingen, verhuur, brieven sturen, geïnteresseerden bellen, wachtlijst maken, en het verwerken in VBS). Daarnaast is Amarins verantwoordelijk over de leegstandslijst. In deze lijst staan de objecten zonder contract. Dit kan er op duiden dat een gebouw leeg staat of dat grond niet wordt verhuurd.

Amarins geeft aan dat zij het fijn vindt om bij verschillende gemeenten te werken met ons vastgoedbeheersysteem: “Je doet heel veel ervaring op door bij verschillende gemeenten met het systeem te werken. Iedere gemeente heeft een andere aanpak. Ik ben nu in staat de meest efficiënte handelingen vanuit verschillende gemeenten samen te brengen en toe te passen.”

Vastgoed op orde

Edwin is verantwoordelijk voor het strategisch vastgoedbeheer binnen de bestuursdienst. Hij zoekt, naast het beheer van contracten, manieren waarop VBS nog meer ingezet kan worden. Hierbij vergelijkt hij verschillende databases om ervoor te zorgen dat echt alle gemeentelijke eigendommen in VBS staan. Hij legt de gegevens in VBS bijvoorbeeld naast de kadastrale gegevens en het onderhoudsprogramma. Door deze combinaties beschikt hij over meer managementinformatie en zijn verschillende rapportages uit te draaien. Deze informatie gebruikt hij bijvoorbeeld bij het analyseren van de duurzaamheid KPI´s en het controleren van de exploitatiekosten van gelijksoortige gebouwen. Om de verschillende rapportages uit te draaien, zijn diverse koppelingen tussen het VBS en andere systemen gemaakt.

Financiële koppeling

Binnen de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg wordt er gefactureerd vanuit het VBS. Eind 2015 is er gestart met het opzetten van een financiële koppeling. Deze koppeling is in 2016 live gegaan. Voordat deze koppeling gemaakt was, dienden contracten van de afdeling vastgoed naar de afdeling financiën verstuurd te worden, waarna de afdeling financiën de inning regelde. Tijdens dit proces kon veel mis gaan op beide afdelingen.

Het opzetten van de financiële koppeling heeft ongeveer een jaar in beslag genomen. Bianca is destijds twee dagen per week werkzaam geweest om de koppeling samen met de afdeling financiën op te zetten. Veel betalingen verschilden qua bedrag of waren niet bekend in VBS of in de financiële administratie. Grote bedragen werden hierdoor niet geïnd. Het was dus zeer effectief om de financiële koppeling te maken, hierdoor werd de kans op het maken van fouten enorm verkleind.

Het belangrijkste voordeel van deze koppeling is dat de afdeling vastgoed het beheer nu volledig in eigen handen heeft en dat vastgoedmedewerkers zelf wijzigingen kunnen doorvoeren. Ook is de financiële agenda van de bestuursdienst nu gekoppeld aan de data in VBS. Zo kunnen vastgoedmedewerkers precies zien wat er is gefactureerd en of dit klopt.

Koppeling met de makelaar

Naast de financiële koppeling, beschikt de bestuursdienst ook over een koppeling met het makelaarssysteem. Deze koppeling is rond 2012 tot stand gekomen. Middels deze koppeling komen adreswijzigingen en overlijdensberichten direct binnen in VBS.

Koppeling met het onderhoudsprogramma

Voor het technisch onderhoud van de gemeentelijke eigendommen maakt de bestuursdienst gebruik van een ander systeem. Ook dit systeem is gekoppeld aan het vastgoedbeheersysteem.

BAG- en GEO-koppeling

Als laatst beschikt de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg nog over een koppeling met de BAG. Samen met Amarins heeft Edwin ervoor gezorgd  dat ieder object in VBS is gekoppeld aan het corresponderende BAG ID-nummer. In VBS zijn nu gebouwgegevens en NAW-gegevens op te halen. Daarnaast is er een koppeling met de GEO-kaart van de gemeenten. Deze koppeling wordt hoofdzakelijk gebruikt bij de verhuur of verkoop van snippergroenstroken. Wanneer er in het kadaster een snippergroenstrook wordt ingetekend, worden contractgegevens automatisch aan het stuk grond in VBS gekoppeld en op de kadastrale kaart weergegeven.

Samenwerking Metafoor en Bestuursdienst Ommen-Hardenberg

Bestuursdienst Ommen-Hardenberg is erg tevreden over vastgoedbeheersysteem VBS van Metafoor. Het grootste voordeel is volgens Bianca en Edwin de koppelingen tussen VBS en de andere systemen. Daarnaast zijn ze erg tevreden over hoe het systeem is opgebouwd. “Ik vind het een makkelijk systeem om in te werken, gebruiksvriendelijk” aldus Bianca, waarop Edwin antwoordt: “Ja, de opbouw is eigenlijk heel simpel, overzichtelijk”.

Ook over de werkzaamheden van Amarins zijn ze erg te spreken. Bianca: “Ik ben tevreden, Amarins neemt ons veel werk uit handen”. Edwin vat zijn tevredenheid kort samen: “Contacten met Metafoor zijn prima, ik ben enthousiast over VBS, Amarins doet wat ze moet doen en is administratief heel sterk, zeer punctueel.”