De gemeente Maastricht stapte vorig jaar over naar VBSonline voor het beheer van de vastgoedportefeuille. Momenteel opereert de gemeente volledig vanuit VBSonline wat betreft het beheer van maatschappelijke gebouwen en gronden. De medewerkers van de gemeente werken dagelijks met het systeem. Wij interviewden Tanja van Schendel[1] over het gebruik van VBSonline binnen de gemeente.

Team Vastgoed gemeente Maastricht

Binnen de gemeente Maastricht is Team Vastgoed opgedeeld in drie clusters, waarvan twee clusters met VBSonline werken. Het cluster Beheer en Exploitatie houdt zich bezig met het beheer van de gemeentelijke vastgoedportefeuille. In totaal bevat de portefeuille 289 gebouwen zoals maatschappelijk vastgoed, eigen huisvesting en kantoren en winkels. Daarnaast zijn er 940 objecten (onbebouwde grond) die ook beheerd worden. Denk hierbij aan pachtgronden, sportterreinen, bedrijventerreinen en volkstuinen. Het cluster Planeconomie, Verwerving, Uitgifte, Contracten en Beleid registreert tevens alle aan- en verkopen en koop-/verkoopovereenkomsten in VBSonline, denk hierbij aan intentie- en anterieure overeenkomsten. In totaal werken vijftien medewerkers van de gemeente met het vastgoedbeheersysteem.

De overstap naar VBSonline

Voordat de gemeente Maastricht met VBSonline werkte, maakte de gemeente gebruik van andere vastgoedbeheersoftware. Toen dit softwarebedrijf aangaf er mee te gaan stoppen, startte de gemeente een marktonderzoek naar een nieuw systeem. Tijdens dit onderzoek heeft de gemeente contact gehad met andere gemeenten en verschillende softwaresystemen bekeken. Uiteindelijk zijn vijf partijen uitgenodigd voor de aanbesteding voor een nieuw vastgoedbeheersysteem, waaronder Metafoor. VBSonline stak boven de andere systemen uit en Metafoor won de aanbesteding.

De conversie van het oorspronkelijke systeem naar VBSonline is erg goed verlopen. Er is gestart met de objecten die de gemeente verhuurt, begin dit jaar stonden deze objecten in het systeem. Omdat verwerving en uitgifte een hele andere tak van sport betreft, zijn deze objecten later toegevoegd. Om alle objecten aan de hand van de wensen van de gemeente toe te kunnen voegen, zijn kleine aanpassingen gedaan in het systeem. Nu staan alle objecten in VBSonline.

“Metafoor staat erg open voor feedback om het systeem te verbeteren.
Tot nu toe zijn alle aanpassingen die wij wensten doorgevoerd in VBSonline.” – Tanja van Schendel, gemeente Maastricht

Factureren vanuit VBSonline

Om vanuit VBSonline te factureren, wordt een csv-bestand naar het gemeentelijke facturatiesysteem verstuurd. Tanja geeft aan dat dit voor nu de beste manier is, zodat ze controle houden over de facturatie. Wellicht wordt het facturatiesysteem in de toekomst daadwerkelijk met VBSonline gekoppeld, om het geheel te automatiseren.

De voordelen van VBSonline

Ten opzichte van het vorige systeem is VBSonline veel gebruiksvriendelijker, toegankelijker en logischer opgebouwd, aldus Tanja van Schendel. Ook collega’s die niet dagelijks met het systeem werken, kunnen erg goed uit de voeten met VBSonline. Dit is een groot voordeel ten opzichte van het vorige systeem. Het vorige systeem bevatte heel veel tabbladen en dus stappen. Bij de invoer van een object dienden alle zes stappen te worden doorlopen. In VBSonline dient de invoerder drie stappen te doorlopen. Dit scheelt veel tijd en voorkomt het maken van fouten.

“Ik zou het systeem zeker aanbevelen bij andere gemeenten. Je hebt alle benodigde gegevens altijd bij de hand: hoeveelheid bebouwde grond, hoeveelheid onbebouwde grond, soorten contracten, hoeveelheid woningen. Daarnaast staan alle gegevens en documenten van objecten bij elkaar in
het systeem. In één klik heb je alle benodigde gegevens gevonden,
zoals wie de huurder is en wat hij betaalt. Heel overzichtelijk en gemakkelijk.” – Tanja van Schendel, gemeente Maastricht

Samenwerking gemeente Maastricht en Metafoor

Als medewerkers van de gemeente Maastricht problemen ondervinden met VBSonline, verloopt het contact met Metafoor via Tanja. Tanja geeft aan heel positief te zijn over de support met betrekking tot VBSonline. Er wordt snel gereageerd op vragen en meestal wordt direct een oplossing geboden. Vooral op de dagen waarop de gemeente factureert, vindt Tanja het erg fijn dat zaken direct worden opgepakt en eventuele problemen direct worden verholpen.

[1] Tanja van Schendel werkt al sinds 2003 bij de gemeente Maastricht, momenteel als Administratief Medewerker Vastgoed. Binnen deze functie verhuurt Tanja onder andere onbebouwde grond, bedrijventerreinen in erfpacht en erfpachtappartementen. Naast deze taken is ze ook verantwoordelijk voor het functioneel beheer van vastgoedbeheersysteem VBSonline.