Het ambtelijk fuseren van gemeenten heeft behoorlijk wat voeten in de aarde. Administratief heeft het een behoorlijke impact, zo ook in het vastgoedbeheer. Dit merkten ze ook bij de ABG-organisatie, bestaande uit gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen. “In 2016 zijn de 3 gemeenten ambtelijk gefuseerd en door diverse personele wisselingen was ook het overzicht op de bestaande contracten kwijt”, benoemt medewerker Grondzaken Mariël van den Boer.

Het is iets wat we nog veel tegenkomen bij gemeenten: in Excellijsten wordt geprobeerd alle vastgoedinformatie en – administratie bij te houden. Daarnaast is het niet centraal ondergebracht, waardoor het inzicht en overzicht ontbreekt. De ABG-organisatie is door de ambtelijke fusie van de drie gemeenten en door diverse personele wisselingen het overzicht verder kwijtgeraakt.

De gemeente heeft behoefte om structuur aan te brengen in de administratie en de administratieve processen transparanter te maken en professioneler te organiseren, met een aansluiting op het financieel systeem. Het doel? Inzicht krijgen in de inkomsten en uitgaven die gemoeid zijn met het vastgoedbezit.

Het type objecten bij gemeenten kan enorm verschillen. Zo hebben een aantal gemeenten veel panden, uiteenlopend van winkelpanden tot culturele gebouwen. Bij andere gemeenten, zoals de ABG-organisatie, draait het vooral om de gemeentegronden die in gebruik of verhuur zijn gegeven.

Een oplossing voor het probleem

In VBSonline wordt het vastgoedbezit van de gemeente ondergebracht. In het systeem wordt op één centrale plek complete dossiers aangelegd van de objecten en de daarbij gesloten overeenkomsten. De administratieve processen rondom het beheren van de objecten worden in VBSonline ondergebracht. Denk daarbij aan het genereren van overeenkomsten, verwerken van indexaties, prijsherzieningen en factureren.

Hoe meer er geautomatiseerd wordt, hoe meer tijd er wordt bespaard. Door middel van een koppeling wordt factuurinformatie van VBSonline overgebracht naar het financieel systeem van de gemeente. Hierbij worden de facturen uitgestuurd en het debiteurenbeheer verder opgepakt. Bij de gemeenten van de ABG-organisatie werd nog gewerkt met Excellijsten. Met VBSonline wordt alle decentrale administratie samengevoegd tot één centrale administratie in onze software waarin veel processen geautomatiseerd worden. Daarnaast worden er op het juiste moment notificaties gestuurd voor uit te voeren acties en kritieke data.

De weg naar meer overzicht

Maar hoe komen we tot deze oplossing? De gemeente heeft zich uitvoerig georiënteerd op de mogelijkheden van het systeem en de afweging gemaakt of VBSonline het probleem van de gemeente oplost. We hebben met de gemeenten verschillende afspraken gehad. Vanuit Metafoor Software begeleid succesmanager Peter Sijpkes het implementatietraject. Naast de selectie van het systeem heeft de gemeente een proces moeten doorlopen om voldoende draagvlak te creëren voor de aanschaf van VBSonline en om hiervoor budget te krijgen.

Het gehele proces heeft ruim twee jaar in beslag genomen. Bij de aanschaf van een vastgoedbeheersysteem beoordeelt de gemeente niet alleen de functionaliteiten die het systeem biedt. Ook de wijze waarop de beveiliging en privacy door de leverancier is geborgd wordt grondig getoetst. Hierbij zijn binnen de gemeente diverse specialisten betrokken. Omdat deze onderwerpen voor al onze klanten van cruciaal belang zijn, zijn we goed bekend met de eisen die gesteld worden en hebben we de nodige maatregelen getroffen om aan alle eisen te voldoen. “Wel is belangrijk dat je, in een proces van meer dan twee jaar, geduld en toewijding opbrengt, je draagvlak moet creëren en houden binnen de gehele organisatie/ fusiegemeenten”, aldus Peter Sijpkes, succesmanager bij Metafoor Software.

Een geduldig proces

Mariël van den Boer is binnen de ABG-organisatie verantwoordelijk om het systeem te vullen en te beheren. Haar eerste reactie is positief. “Met dit systeem is meer inzichtelijk wat we aan contracten hebben en wat de inkomsten zijn.” Het vullen van het systeem heeft wel tijd nodig. “Ik heb mijzelf een jaar gegeven om met name de financiële paragraaf goed in te regelen.” Dit betekent dat dan alle overeenkomsten goed in het systeem staan.

Wanneer dit proces volledig ingeregeld is, gaat het veel tijdwinst opleveren en gaat de foutgevoeligheid en het gebrek aan informatie omlaag. Bij de ABG-organisatie staan we met VBSonline nog midden in het traject. Voor de uitdagingen die we zijn tegenkomen, zoeken we de juiste oplossingen. Van den Boer kijkt ook al naar verdere uitbreidingen. “De gemeentelijke gymzalen moeten nog opgevoerd worden. Dit gaan we doen op het moment dat we de Uurverhuur-module gaan afnemen.”

Aan de slag met vastgoedbeheersoftware

We zijn bij Metafoor Software blij met de genomen stappen en zijn ook de ABG-organisatie dankbaar voor hun inzet om optimaal gebruik te maken van het vastgoedbeheersysteem.  Wij blijven ons systeem ontwikkelen om gemeenten verder te helpen met het overzicht creëren en tijdwinst te boeken. Wil jij ook aan de slag met vastgoedbeheersoftware of heb je vragen? Neem dan contact met ons op.n